‘Buiten naar binnen halen’ is een methode die vandaag de dag veel gebruikt wordt voor het ontwikkelen van beleid. Een variant op deze methode past organisatieadviesbureau Publinc binnen haar eigen organisatie toe. Zij startte de werkweek namelijk met de hackathon Hack Publinc, waarmee de ‘eigen organisatie als buitenstaander werd geanalyseerd’, aldus een collega. De centrale vraag bij deze hack: welke organisatorische aanpassingen moeten we maken om een grotere impact te hebben in een snel veranderende samenleving?
‘Het is verfrissend de eigen organisatie als buitenstaander te analyseren,’ zo evalueert een collega.
Hoe ziet zo’n hackathon eruit?
In een hackathon wordt van origine een IT-probleem opgelost door quick fixes te bedenken. We spreken dan wel van het hacken van een probleem. Groepjes deelnemers samengesteld uit verschillende disciplines lossen in competitief verband deze hack op. Codewoorden zijn ‘innovatie’, ‘samenwerking’ en ‘buiten de gebaande paden denken’. Voor dit alles krijgen de hacketeers 24 uur de tijd. Zó veel tijd was er niet bij de Publinc hackathon maar multidisciplinariteit en innovatie waren ingrediënten die de soep op smaak wisten te brengen. Dit gegeven is van grote waarde, zo merkt één van de adviseurs op:
‘Ook een eyeopener qua collega’s; je krijgt een kijkje in hun gedachten, ideeën, perspectieven over verschillende (werk)processen binnen Publinc, wat jou zelf ook weer aan het denken zet.’
Voorafgaande aan de hackathon waren een tiental vragen opgesteld die allen betrekking hebben op de werkwijze van Publinc. Ieder groepje koos één vraag, waarnaar iedere collega per vel papier antwoorden formuleerde. Iedereen werd gestimuleerd om zich zo min mogelijk met belemmeringen bezig te houden. Na iedere ronde geef je jouw antwoordenvel door naar je buurman of buurvrouw en borduur je voort op de antwoorden van je collega. Zo is er ‘een associatief denkproces op gang gezet en zijn er nieuwe verbindingen ontstaan’. Een van de voordelen is dat er vele oplossingen en ideeën op papier staan. Een collega merkt hier over op:
Inzichtelijk om te zien hoe zo’n tien bladen aan (soms wilde) ideeën, tot een aantal concrete acties op korte termijn kunnen leiden.
Gezamenlijke inspanningen leveren concrete acties op. Waar de eerste minuten iedereen elkaar nog vragend aankeek, wordt het na een uur duidelijk dat veel collega’s met dezelfde vragen en dillema’s rondlopen en, belangrijker nog, dat de ambities van de meeste collega’s aan elkaar gelijk zijn: op een effectieve en duurzame manier problemen in de samenleving herstellen en verhelpen. Om dat te bereiken is een ‘reflectie op de eigen structuur en goede samenwerking met elkaar essentieel’. Die stappen heeft Publinc nu gezet. Daarom zijn wij op dit moment organisatie breed bezig om de ideeën die we met deze hackathon hebben gegenereerd, om te zetten in acties die onze organisatie moeten versterken.
Wanneer er werknemers lijken vast te lopen in hun werk, zullen de individuele resultaten vaak achterlopen op de collectieve ambities van de organisatie. Wanneer dit wordt geconstateerd is het verstandig om een interne hackathon te organiseren. Werknemers bedenken met elkaar hoe ze werkprocessen binnen uw organisatie kunnen verbeteren. Hiermee creëert u commitment bij werknemers en scherpt u de doelen van uw bedrijf aan.
Mocht u meer willen weten over het organiseren van een hackathon, kunt u contact opnemen met Carolien de Groot via c.degroot@publinc.nl of Sharif Rabbae via s.rabbae@publinc.nl.
